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Allgemeines

Platzhalter beginnen immer mit „${„ und enden mit „}“.

Die Platzhalter der Excel Vorlagen sehen etwas komplizierter aus als die der Word Vorlagen, da hier keine Mergefields verwendet werden können.

Für Fortgeschrittene
Die Platzhalter werden mithilfe von Apache Velocity ersetzt.
Informationen zur Syntax finden Sie unter http://velocity.apache.org/engine/1.7/user-guide.html.

Sie brauchen diese Platzhalter jedoch nicht verändern, sondern nur per Kopieren und Einfügen an die für Sie passende Stelle im Dokument einfügen.

Sie können die Platzhalter auch in einem von Ihnen erstelltem Excel Dokument verwenden, wenn Sie folgendes beachten:

Betrachteter Bereich

Damit das Excel Dokument als Vorlage vom System verwendet werden kann, muss ein Bereich gesetzt werden, den das System beim Auswerten betrachtet.
Also der Bereich in dem die Platzhalter erkannt und ersetzt werden.

Dieser Bereich wird mit Hilfe einer Notiz (rotes Dreieck in Zelle) bestimmt. In dieser Notiz wird nur eine Zelle der Excel Tabelle angegeben. Die Zelle, an die die Notiz angehängt wurde, und die angegebene Zelle sind die Eckpunkte dieses rechteckigen Bereichs. (Zur weiteren Erläuterung siehe Bild.)

Wichtig dabei ist, dass sich alle Platzhalter im angegebenen Bereich befinden!

Die Bereiche müssen für alle Tabellenblätter angegeben werden!

Die Zelle, an welche die Notiz angehängt wurde, kann ganz normal befüllt werden.

Kopieren Sie den Text der Notiz in eine Notiz im neuen Dokument. Ändern Sie falls nötig die Zelle, die in der Notiz als „lastCell“ angegeben wird.
Bestimmten Sie dazu einfach eine Zelle zwischen Anführungszeichen. Der Bereich muss alle Ihre verwendeten Platzhalter und Schleifen enthalten.

(Zum Bearbeiten/Hinzufügen von Notizen: Rechtsklick auf die Zelle der die Notiz angehängt werden soll -> Notiz bearbeiten / Neue Notiz )

Zur Veranschaulichung können Sie sich dieses Beispiel ansehen.

Schleifen

Bei manchen Tabellenblättern sind weitere Notizen im Dokument vorhanden, dabei handelt es sich um „For-each“ Schleifen.
Diese werden z.B. benutzt, um alle eingegangenen Anträge zu durchlaufen und deren Daten auszulesen.

 

Auch hier wird eine Letzte Zelle angegeben. Diese begrenzt den Bereich, der von der Schleife wiederholt wird.
Die Blau markierte Zeile wird für alle eingegangenen Bewerbungen wiederholt und unten angefügt.
Zur Veranschaulichung können Sie sich dieses Beispiel ansehen. Dort wird auch gezeigt, was aus Vorlage erstellt wird.

Dieser Bereich muss sich innerhalb des, in der ersten Notiz (durch „lastCell“) angegebenen, Bereichs befinden!

Durch „items“ wird angegeben was durchlaufen wird, hier ‚applications‘ also alle Anträge.
„var“ gibt an worüber man im definierten Bereich durch Platzhalter auf die einzelnen Bewerbungen zugreifen kann.
Beispiel im Bild „ var=“app“ “ und „${app.user.lastLoginDate}“.

Wenn Sie Platzhalter, die diese Bezeichnung verwenden in ein anderes Dokument übernehmen, muss auch die Notiz mit der Schleife im neuen Dokument vorhanden sein!

Kopieren Sie den Text der Notiz in eine Notiz im neuen Dokument. Ändern Sie falls nötig die Zelle, die in der Notiz als „lastCell“ angegeben wird.
Den Bereich der Schleife sinnvoll zu begrenzen ist wichtig, da es sonst zu sehr unschönen Dokumenten kommen kann.
(Am besten besteht der Bereich der Schleife nur aus einer Zeile)

Zur Veranschaulichung ist auch hier das Beispiel zu empfehlen.

(Zum Bearbeiten/Hinzufügen von Notizen: Rechtsklick auf die Zelle der die Notiz angehängt werden soll -> Notiz bearbeiten / Neue Notiz )

Datum

Damit ein Datum in einer Zelle korrekt angezeigt werden kann, muss für die Zelle das Format Datum ausgewählt werden.

Hilfe dazu finden Sie hier.

Beste Vorgehensweise zur Erstellung von Vorlagen

Beispiel zum Erstellen einer Excel-Vorlage

 

Falls Excel Tabellen vorhanden sind, bei denen Sie sonst die Daten der Bewerber per Hand eintippen mussten:

  1. Lassen Sie sich das Grundgerüst einer Vorlage (mit allen benötigten Platzhaltern) wie hier erklärt erzeugen.
  2. Öffnen Sie das schon vorhandene Dokument und die erzeugte Vorlage.
  3. Suchen Sie in der erzeugten Vorlage passende Platzhalter, für die im vorhandenem Dokument enthalten Lücken und Kopieren Sie diese dann per „Kopieren und Einfügen“ in Ihr vorhandenes Dokument.
  4. Fügen Sie Notizen (wie oben beschrieben) in das Dokument ein, damit die Platzhalter vom System ersetzt werden können.
  5. Wenn Sie alle Platzhalter in das vorhandene Dokument kopiert haben oder einfach speichern wollen, speichern Sie die Datei mittels „Speichern unter“ und wählen Sie einen neuen Namen, damit das alte Dokument auch ohne Platzhalter vorhanden bleibt.

Falls noch keine Excel Tabellen vorhanden sind, sollten Sie erst das Dokument erstellen und strukturieren, und im Nachhinein erst die Platzhalter einfügen. Dabei kann vorgegangen werden wie im obigen Fall beschrieben. Der Grund dafür ist, dass die Platzhalter um einiges länger sind als der Text durch den Sie ersetzt werden und so die Struktur des Dokuments, für Sie verzerrt werden kann.

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