Aktenzeichen:
Das Aktenzeichen ist eine Kennung, die jedem neuen Bewerber zugewiesen wird. Sie dient Ihnen zur besseren Übersicht über Ihre Kandidaten.
Das Aktenzeichen kann frei konfiguriert werden. Um Aktenzeichen dynamisch und unterschiedlich zu gestalten, werden Variablen verwendet. Diese Variablen sind Platzhalter für Informationen, die potentielle Kandidaten in ihren Antrag angegeben haben. Eine Übersicht über alle zur Verfügung stehenden Variablen erhalten durch einen Klick auf „Variablen für Textersetzung“. Diese können sie mit der “Kopieren” und “Einfügen” Funktion ihres Computers in das entsprechende Eingabefeld kopieren.
Es ist angeraten Variablen durch Beschreibungen oder anderen Zeichen, wie z.B. einen Bindestrich, voneinander zu trennen.
So liefert das Aktenzeichen
„{{ApplicationVariables.APPLICATION_NUMBER}}-{{ApplicationVariables.USER_SURNAME}}-Beispiel“
Für Max Mustermann, der sich als dritte Person für einen Antrag bewirbt:
„3-Mustermann-Beispiel“
Wichtig für ein Aktenzeichen ist, dass sich dadurch Anträge eindeutig voneinander unterscheiden lassen. Verwenden Sie daher Variablen, um Anträge zu unterscheiden und einen schnellen Überblick über die wichtigsten Information des Antrags zu erhalten.
Automatische Emails:
Hier legen Sie fest, ob StipSys automatisch Emails, entsprechend den Konfiguration in den Email-Einstellungen, an Administratoren und Stipendiaten verschicken soll.
Liste an Formularen:
Es wird ihnen eine Übersicht aller Formulare angezeigt, die benötigt werden, um Ihre Ausschreibung zu veröffentlichen. Das Antragsformular und das Formular für den Datenschutz werden immer benötigt. Alle anderen Formulare hängen davon ab, welche zusätzlichen Funktionen Sie ausgewählt haben.
Testmodus:
Mit dem Testmodus wird ein Antrag nicht öffentlich gemacht. Hierbei ist der Antrag nur per Link einzusehen. Diese Einstellung kann genutzt werden, um einzusehen, wie ein fertiger Antrag für einen Bewerber aussieht und sowohl deren Funktionalität prüfen. Falls Testbewerbungen eingereicht wurden, kann der Testmodus nicht mehr beendet werden, solange Bewerbungen für die Ausschreibungen vorhanden sind. Falls Sie diese Ausschreibung wieder freischalten möchten, löschen Sie dazu alle Testbewerbungen oder nutzen Sie die Kopier-Funktion einer Ausschreibung und veröffentlichen Sie dann die Kopie. Sie können diesen Modus in den Einstellungen eines fertigen Antrags ändern.
Programm erstellen:
Sie können mit dem betätigen von Programm erstellen nun Ihre Ausschreibung erstellen. Um die noch notwendigen Formulare zu erstellen gehen sie auf „Verwaltung” → „Entwürfe” und wählen Sie den entsprechenden Antrag aus.
Weitere Informationen zu den Formularen finden Sie unter:
Hilfe zur Verwaltung Ihrer Ausschreibungen