Verwaltung der Organisation

Administratoren Ihrer Organisation haben hier die Möglichkeit neue Administratoren hinzuzufügen oder wieder zu entfernen. 

Zu beachten ist, dass der Account, den Sie beim Erstellen Ihrer Organisation von uns erhalten haben, ein Inhaber Account der Organisation ist. Er unterscheidet sich von Admin-Accounts dadurch, dass dieser niemals als Administrator entfernt werden kann. Alle anderen Admin-Accounts haben die gleichen Rechte und Funktionen.

Zu diesen gehört beispielsweise das Erstellen von neuen Ausschreibungen, die Verwaltung von aktuellen Ausschreibungen, Evaluation der Bewerber oder das Ändern der Beschreibung Ihrer Organisation.

Hinzufügen:

Um eine Person zu einem Administrator Ihrer Organisation zu machen, braucht diese Person bereits einen Account bei StipSys.

Anschließend müssen Sie bei „Admin hinzufügen“ die E-Mail-Adresse der jeweiligen Person eingeben und auf „Hinzufügen“ klicken.

Entfernen:

Um einen Administrator zu entfernen, müssen Sie bei „Derzeitige Admins“ den zu entfernenden Account in der Liste suchen und auf das nebenstehende rote Kreuz klicken. Anschließend müssen sie diesen Vorgang mit einem Klick auf „Ja“ zur Bestätigung abschließen.

Vorlagen werden verwendet, um Dokumente aus Ausschreibungen und Bewerbungen zu erzeugen.

Sie können sich die Daten als Word- (.docx) oder Excel-Datei (.xlsx) ausgeben lassen.

Damit können Sie unter anderem Zusage- oder Absageschreiben und Übersichtstabellen erstellen lassen.

Das ist sehr hilfreich um, außerhalb der Webanwendung einen Überblick über die Bewerbungen zu erhalten, die Daten weiterzusenden oder auszudrucken.

Mehr dazu hier.

Warnung:

Präsentation:

Bei „Präsentation“ können Sie festlegen, wie Ihre Organisation auf der Internetseite für andere angezeigt wird.

StipSys Startseite:

Falls Sie möchten, dass Ihre Organisation auf der StipSys Startseite als Teilnehmende Organisation angezeigt wird, setzen Sie unter „Allgemeine Einstellungen“ einen Haken bei „Wollen Sie auf der Startseite gelistet werden?“.

Logo:

Sie können auch ein Logo hochladen, welches Sie auf StipSys repräsentiert.

Klicken Sie dafür unter „Allgemeine Einstellungen“ auf „+ Hochladen“, wählen Sie die Datei auf Ihrem Rechner aus und klicken Sie dann auf „Öffnen“.

Hinweis:

Beschreibungen:

Unter „Anpassung der verwendeten Texte“ können Sie die Beschreibung Ihrer Organisation ändern.

Sie müssen Beschreibungen für alle Sprachen, die Sie unter  „Institution“ → „Inhalt“ → „Internationalisierung“  für Ihre Organisation ausgewählt haben, angeben.

Deutsch und Englisch sind verbindlich!

Ihre Organisation hat zwei Beschreibungen: Eine sehr kurze, die nur als rascher Überblick dienen soll und z.B. auf der Startseite von StipSys angezeigt (evtl. mit Bild) wird. Und eine ausführliche, welche Ihre Institution vorstellen und beschreiben soll. Diese wird angezeigt, sobald man sich auf der Seite Ihrer Institution befindet.

Sie bestimmen die Sprache, in welcher Sie Ihre Beschreibung gerade bearbeiten, indem Sie die entsprechende Sprache bei „Sprachauswahl“ auswählen.

Ob Sie die Kurzbeschreibung oder die ausführliche Beschreibung der jeweiligen Sprache bearbeiten, bestimmen Sie durch die linke Auswahlbox. „Allgemeine Startseite“ ist die kurze Beschreibung und „Übersichtsseite“ die lange Beschreibung.

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Änderungen durch einen Klick auf „Speichern“ am Ende der Seite.

Internationalisierung:

Hier verwalten Sie die Sprache Ihrer Organisation. Sie können neue Sprachen zu Ihrer Organisation hinzufügen und die Texte und Übersetzungen aller ausgewählten Sprachen bearbeiten. Deutsch und Englisch sind verpflichtende Sprachen und können nicht entfernt werden.

Hinzufügen:

Um eine Ausschreibung in einer anderen Sprache als Deutsch oder Englisch anzubieten, muss diese Sprache erst hier hinzugefügt werden.

Wenn Sie eine neue Sprache hinzufügen, sollten Sie auch Ihre Beschreibungen in diese Sprache übersetzen und hinzufügen. Wie das genau funktioniert, ist weiter oben beschrieben.

Eine neue Sprache fügen Sie hinzu, indem Sie unter „Verwaltung der Sprachen“ die Sprache in der Auswahlbox auswählen und auf „Erstellen“ klicken. Dann sollte ein neuer Eintrag in der darunter angezeigten Liste aller ausgewählten Sprachen erscheinen.

Löschen:

Um eine Sprache zu entfernen, müssen Sie auf den roten Knopf mit dem Kreuz klicken.

Achtung! Sie löschen dabei auch alle Spracheinträge, die Sie für diese Sprache geändert haben.

Spracheinträge:

Wenn Sie auf eine Sprache in der Liste klicken, erscheint eine Tabelle, welche alle Spracheinträge der jeweiligen Sprache angezeigt. Diese Einträge bestimmen, wie in der jeweiligen Sprache Knöpfe oder Textfelder bezeichnet werden. Sie sehen hier auch Ihre Beschreibung, welche hier ebenfalls bearbeitet werden kann. Es ist aber zu empfehlen, diese unter  „Institution“ → „Inhalt“ → „Präsentation“  im Editor zu ändern, da es so übersichtlicher ist.

Die Einträge können Sie ändern, beziehungsweise übersetzen, indem Sie auf das Stift-Symbol neben dem Eintrag klicken. Um die Eingabe zu bestätigen klicken Sie auf den Haken und um die Änderung zu verwerfen auf das Kreuz.

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Änderungen durch einen Klick auf „Speichern“ am Ende der Seite.

E-Mail Server Konfiguration

E-Mails in StipSys werden standardmäßig von einem von einem internen Email-Service versendet. Wenn Sie möchten, können die E-Mails auch von Ihrem eigenen Server oder einem eigenem Konto bei einem anderen Mail Anbieter versendet werden. Kontaktieren Sie hierzu ihren zuständigen Mitarbeiter in ihrer IT, um die nötigen Information zu erhalten, um den Email-Service einzurichten.

Eine neue Konfiguration erstellen:

1. Klick auf „Erzeugen“
   Es wird eine neue Konfiguration angelegt, welche dann aktiviert werden kann (ACHTUNG: Es kann immer nur eine gleichzeitig aktiv sein.)
2. Füllen Sie nun alle angezeigten Felder aus.
   Wenn ein eigener Mail-Server verwendet werden soll, kann Ihnen die benötigte Konfigurationsinformationen Ihr Systemadministrator zur Verfügung stellen.
   Wenn ein anderer Mail-Anbieter verwendet werden soll, muss hierfür ein valider Account dieses Anbieters erstellt werden. Weitere Konfigurationsdetails, wie beispielsweise Mail Server und Port,  können dann von diesem Konto in den jeweiligen Einstellungen abgelesen werden. Bei den Feldern “Absender”, “Empfänger” und “Antwort an” sollte die Email Adresse des erstellten Accounts verwendet werden. 
3. Klick auf „Aktivieren“ und dann auf „Speichern“
4. Optional: Testen des Email Services
   Um die getätigten Einstellungen zu testen, befindet sich unten auf der Seite ein Formular, mit dem sich eine Test-E-Mail vom System aus versenden lässt. Hierfür muss nur eine Email-Adresse, an die die Test-Email gesendet werden soll, angegeben werden. Klicken Sie anschließend auf „Test E-Mail senden“. Überprüfen Sie im Postfach der angegeben E-Mail-Adresse, ob Sie eine Mail erhalten haben. Wenn nicht, setzen Sie sich mit Ihrem Systemadministrator oder dem Stipsys-Support in Verbindung.

Automatische E-Mails

Da bei gewissen Aktionen innerhalb von Stipsys automatisch Emails versendet werden, ist es ihnen möglich diese zu personalisieren. Dafür können Sie eigene Texte schreiben und spezielle Variablen verwenden.

Um eine neue automatische Email zu erzeugen, wählen Sie die zugehörige Aktion im Dropdown-Menü aus. Nun öffnen sich weitere Eingabefelder.

In den Feldern Betreff geben sie den jeweiligen Grund der Email an. Bei Empfänger steht ihnen im Dropdown-Menü eine Auswahl an möglichen Empfänger zur Verfügung. Im Inhalt der Email ist es ihnen möglich ihren eigenen Text zu verfassen. Zusätzlich ist es möglich Variablen für Information, welche sich von Email zu Email ändern, hinzuzufügen. Klicken Sie hierfür auf den Button „Variablen zur Textersetzung“. Nun steht ihnen eine Auswahl an Variablen zur Verfügung. Kopieren Sie den Text, welcher in der linken Spalte angezeigt wird. Als Beispiel: Sie möchten das aktuelle Datum in ihrer Email verwenden. Scrollen Sie dafür zur Variable „heutiges Datum“ und kopieren sie den Text links („{{ApplicationVariables.CURRENT_DATE}}“). Kopieren Sie nun diesen Text an eine Stelle in ihrer Email. Dieser Text wird beim Senden der Email dann automatisch mit dem heutigen Datum ersetzt.

Für ihre Email Vorlagen ist es auch möglich, dass Sie Filter setzen. So können Sie Filter für gewisse Sprachen setzen, um ihre Vorlagen mehrsprachig zu gestalten. Zudem ist es möglich einen Ausschreibungsfilter zu setzen, welcher Emails nur an gewisse Ausschreibungen versendet.

Des weiteren können sie auch BCC und CC setzen. Verwenden Sie hier die gekennzeichneten Felder.

Es ist ihnen auch möglich ihre Vorlage als Testmail an eine angegebene Email zu senden. Hier können Sie einsehen, ob alle verwendeten Variablen sich richtig auflösen und ihre Email ihrer gewünschten Form entspricht.