Vorlagen werden verwendet, um Dokumente aus Ausschreibungen und Bewerbungen zu erzeugen.
Sie können sich die Daten als Word- (.docx) oder Excel-Datei (.xlsx) ausgeben lassen.
Damit können Sie unter anderem Zusage- oder Absageschreiben und Übersichtstabellen erstellen lassen.
Das ist sehr hilfreich um, außerhalb der Webanwendung, einen Überblick über die Bewerbungen zu erhalten, die Daten weiterzusenden oder auszudrucken.
Eine Vorlage ist, je nachdem welcher Datei-Typ davon erstellt wird, ebenfalls eine Word- oder Excel-Datei.
Die Datei aus der die Vorlage erstellt werden soll, müssen Sie selbst erstellen.
Unformatierte Vorlagen werden Ihnen aber für ihre jeweiligen Formulare von StipSys automatisch generiert und müssen nur noch für Ihre Zwecke formatiert und angepasst werden.
Vorlagen bestehen aus normalem Text (welcher der Strukturierung dient) und Platzhaltern, die durch Daten zur Ausschreibung oder den Bewerbern ersetzt werden, sobald die Vorlage auf eine Ausschreibung angewendet wird. Durch die Platzhalter können Werte, die vom Bewerber in Formulare eingegeben wurden oder andere vom System erfasste Daten (z.B. den Zeitpunkt des Eingangs der Bewerbung) ausgelesen und in ein Dokument geschrieben werden.
Word-Vorlagen
Grundaufbau Vorlage
Hier zu sehen ist ein Vorlagen-Grundgerüst, aus dem Sie die Platzhalter kopieren können.
(Meist werden die Vorlagen aus mehr Platzhaltern bestehen, der Übersichtlichkeit halber wurden hier nur wenige verwendet.)
Der Name des Eingabefelds ist „Eingabefeld“ hat es einen anderen Namen wird dieser angezeigt.
Das gleiche gilt für die Checkbox.
Das obige Bild zeigt einen möglichen Anwendungsfall für eine Word Vorlage mit einer Tabelle.
Beim Anwenden auf eine Ausschreibung, werden die Platzhalter ersetzt und es wird für jeden Bewerber eine Tabelle erstellt und mit den im System hinterlegten Werten gefüllt.
Eine detaillierte Beschreibung der Struktur von Word-Vorlagen finden Sie hier.
Excel-Vorlagen
Beim Excel Dokument werden die verschiedenen Platzhalter in einzelne Tabellen gegliedert, wie z.B. Daten zum Zeitraum, zum Nutzer oder der einzelnen Formulare.
Hier Sehen Sie eine vom System generiertes Vorlagen-Grundgerüst, aus dem Sie die Platzhalter kopieren können.
Einer detaillierte Beschreibung der Struktur von Excel-Vorlagen finden sie hier.