Formularbaukasten

Warnung:

Das Formular wird nicht automatisch gespeichert!
Es wird empfohlen, das Formular regelmäßig während der Bearbeitung zu speichern (Klick rechts unten auf „Speichern“).
So bleibt das Formular gespeichert, falls Ihr PC abstürzen sollte, Sie Probleme mit dem Internet haben, oder aus Versehen etwas löschen.
Am besten speichern Sie das Formular jedes Mal, wenn Sie einen Abschnitt fertig erstellt haben.

Alle Daten, die Sie von Bewerbern oder Gutachtern erhalten, werden in StipSys mithilfe von Formularen eingeholt.
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie diese Formulare erstellen können.

Sie können Formulare neu erstellen, oder bereits von Ihnen erstellte Formulare verwenden.
StipSys bietet auch einige Vorlagen für Formulare, die Sie verwenden können. Dazu mehr unter „Abschnitt/Teilabschnitt“.

Wie Sie zum Formularbaukasten gelangen, wird hier beschrieben.

Bereits erstelltes Formular laden

Wenn Sie vorher schon Formulare erstellt haben, welche Sie in anderen Ausschreibungen nutzen, können Sie diese ganz einfach in diese Ausschreibung als Formular einfügen.
Sie können das eingefügt Formular weiter bearbeiten und spezifizieren.
Klicken Sie dazu ganz oben auf „Formular laden“, wählen Sie das entsprechende Formular aus und klicken Sie auf „laden“.

Neues Formular erstellen

Formulare bestehen aus Abschnitten, Teilabschnitten und Bausteinen.
Bausteine sind einzelne Elemente wie Eingabefelder, Infobereiche oder Dropdownmenüs.
Bausteine werden in Abschnitte oder Teilabschnitte eingefügt. Das Formular kann mehrere Abschnitte und ein Abschnitt mehrerer Teilabschnitte beinhalten.
Abschnitte und Teilabschnitte dienen der Gliederung Ihres Formulars.

Name und Anhänge

Um den Namen und die Übersetzungen eines Formulars zu bearbeiten, müssen Sie in der Kopfzeile des Formulars auf dieses Symbol klicken. Hier können Sie auch die Farbe der Kopfzeile ändern und bestimmen, ob Sie Anhänge zulassen wollen. Der Abschnitt Anhänge ist standardmäßig aktiviert und befindet sich am Ende des Formulars. Hier können Bewerber oder Gutachter zusätzliche Daten hochladen. Es können Anhänge mit den Dateitypen .pdf, .docx, .xlsx hochgeladen werden.

Abschnitt/Teilabschnitt

(Die Funktionsweisen von Abschnitt und Teilabschnitt sind gleich, deshalb wird im Folgenden nur noch Abschnitt geschrieben.)

Neuer Abschnitt

Sie können einen neuen Abschnitt erstellen oder einen, in diesem Formular bereits vorhandenen Abschnitt kopieren und einfügen.

Hinweis:

Neue Abschnitte können nur ganz unten im Formular eingefügt oder erstellt werden.

Durch einen Klick auf das Einfügen-Symbol , das sich rechts neben „Abschnitt hinzufügen“ befindet, fügen Sie einen kopierten Abschnitt ein.
Einen Abschnitt kopieren Sie, indem Sie in seiner Kopfzeile auf das Kopier-Symbol  klicken.
(Es können auch Abschnitte kopiert und als Teilabschnitte eingefügt werden und andersrum.)

Sie erstellen einen neuen Abschnitt, indem Sie im Formular auf „Abschnitt hinzufügen“ klicken.
Neue Teilabschnitte können nur unten in einem Abschnitt eingefügt werden.
Falls Sie bereits mehrere Abschnitte haben, gibt es mehrere „Teilabschnitt hinzufügen“ Knöpfe.
Der neue Teilabschnitt wird dann dem jeweiligen Abschnitt untergeordnet.

Sie können die Anordnung der Abschnitte (oder Teilabschnitte innerhalb eines Abschnitts) verändern dazu mehr unter „Verschiebeansicht“.

Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem Sie auswählen können, ob Sie aus einer vordefinierten Vorlage einfügen oder einen ganz neuen Abschnitt erstellen wollen.
Sie können sowohl die Vorlage, als auch die Angaben, die Sie beim Erstellen eines neuen Abschnitts machen, später beliebig ändern.
Wählen Sie zwischen diesen beiden Optionen durch die Reiter „Neu erstellen“ und „Aus Vorlage“.

Neuer Abschnitt

Beschriftung:

Geben Sie den Namen für diesen Abschnitt in allen von Ihnen ausgewählten Sprachen an.

Inhaltsart:

„Klappbar“ bedeutet, dass dieser Abschnitt, der Übersicht halber, eingeklappt werden kann.
Er kann sowohl im Baukasten, als auch beim Ausfüllen des fertigen Formulars ein-/ausgeklappt werden.
Wenn ein Bewerber das Formular ausfüllt, ist der Abschnitt standardmäßig ausgeklappt.
Wenn sich Pflichtfelder darin befinden, müssen diese ausgefüllt werden und können so nicht übersprungen werden.

Bei „Fixiert“ wird der Abschnitt immer angezeigt.

Anzahl der Spalten:

Legt fest wie viele Spalten dieser Abschnitt hat. Das heißt, wie viele Elemente Sie nebeneinander in diesem Abschnitt platzieren können.
(Untereinander gibt es keine Beschränkung)

Farbe:

Legt fest, welche Farbe die Kopfzeile dieses Abschnitts hat, in der der Name steht.

Klicken Sie, um den Abschnitt einzufügen, auf „Abschnitt hinzufügen“.

Aus Vorlage

Diese Feature ist noch in der Entwicklung! Deshalb fehlen Bezeichnungen für die Vorlagen und den Knopf.

Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste.
(Sie öffnen die Dropdown-Liste durch einen Klick auf die ausgewählte Vorlage (Vorausgewählt: „form_template_personal_data“))

Fügen Sie die ausgewählte Vorlage durch einen Klick auf den Button „formBuilder_addTemplate“ ein.

Verschiebeansicht/Vorschau

In der unteren Leiste des Formularbaukastens sehen Sie die Schaltflächen „Vorschau“ und „Verschiebeansicht“

Wenn Sie „Vorschau“ aktivieren, sehen Sie wie das Formular angezeigt wird, wenn es von einem Bewerber ausgefüllt wird.
Sie können hier das Formular auch ausdrucken.
Um die Vorschau wieder zu verlassen, klicken Sie auf „Vorschau ausschalten“.

Um die Anordnung der Elemente (Abschnitte, Teilabschnitte, Bausteine) Ihres Formulars zu verändern müssen Sie in die Verschiebeansicht wechseln.
Dies machen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Verschiebeansicht“.

Hinweis:

Sie können die Vorschau und die Verschiebeansicht gleichzeitig aktiviert haben, jedoch können Sie dann nur noch die Position von Bausteinen und nicht mehr die von Teil-/Abschnitten verändern.

Wenn die Verschiebeansicht aktiviert ist, werden rechts neben den Bausteinen vier Pfeilsymbole 
und links neben dem Namen eines Abschnitts zwei Pfeilsymbole angezeigt.
Mithilfe dieser Symbole wird nun die Anordnung der Elemente verändert.

Man kann nur Elemente vom gleichen Typ Tauschen (also Bausteine mit Bausteinen, Teilabschnitte mit Teilabschnitten, Abschnitte mit Abschnitten) und auch nur, wenn sich diese im gleichen Teil-/Abschnitt befinden.
Man kann also durch die Verschiebeansicht keinen Baustein in einen anderen Teil-/Abschnitt bewegen (nutzen Sie dafür die Kopieren- und Einfügen Funktion).
Das gleiche gilt für Teilabschnitte.


Sie Verschieben den Teil-/Abschnitt nach unten/oben. Wenn Sie den Pfeil nach oben betätigen, tauschen Sie also dieses Element mit dem Element darüber. Das Funktioniert nur, wenn dieses Element nicht das einzige von diesem Typ ist.


Das nach unten/oben Tauschen funktioniert bei Bausteinen genauso, wie bei den Teil-/Abschnitten. Mann vertauscht also den Baustein, bei dem man den Knopf betätigt mit dem darunter oder darüber.


Beim Verschieben nach Links oder Rechts funktioniert es allerdings etwas anders.
Zuerst einmal ist das Verschieben nach Links/Rechts nur möglich, wenn der Teil-/Abschnitt in dem sich die Bausteine befinden, mehr als eine Spalte hat. Durch einen Klick auf den entsprechenden Pfeil wird der Baustein von der aktuellen Spalte an das untere Ende der linken/rechte Spalte verschoben.
Um den Baustein nun an die gewünschte Position in dieser Spalte zu bringen, muss man ihn nach oben tauschen .

Um die Verschiebeansicht wieder zu verlassen klicken Sie auf „Verschiebeansicht ausschalten“ in der unteren Leiste.

Bausteine

Die Bausteine sind die Felder, die der Bewerber später ausfüllen muss.
Dadurch fragen Sie also die benötigten Daten des Bewerbers ab.

Bausteine müssen in einem Abschnitt, oder Teilabschnitt platziert werden.

Je nachdem, wie viele Spalten der Teil-/Abschnitt hat, sehen Sie 1 bis 3 „Baustein hinzufügen“ Schaltflächen.

Mit  können Sie vorhandene Bausteine in diesen Bausteinplatz einfügen. Mehr dazu unter Einstellungen/Kopieren & Einfügen/Löschen.

Der Baustein wird an der Stelle, an der sich die „Baustein hinzufügen“ Schaltfläche befindet, eingefügt.
Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Baustein konfigurieren.

Als erstes müssen Sie die Beschriftung des Bausteins in allen angegeben Sprachen festlegen.
Die Beschriftung steht neben dem Feld, damit der Bewerber weiß, was er in dieses Feld eintippen bzw. auswählen muss.

Sie können bei jedem Baustein, bei dem der Bewerber etwas angeben muss, festlegen, ob dies ein Pflichtfeld sein soll.
Das Formular kann dann nur abgeschickt werden, wenn dieses Feld ausgefüllt ist.

Es gibt verschiedene Arten von Bausteinen, für verschiedene Zwecke, mit eigenen Konfigurationsmöglichkeiten:

Eingabefeld

Ein Standard Eingabefeld, das aber sehr viele nützliche Einstellungsmöglichkeiten bietet.

Dieser Baustein eignet sich sehr gut zur Abfrage persönlicher Daten oder ähnlichen kurzen Informationen.

Eingabeart:

Wichtig ist, dass Sie hier durch die Einstellung „Eingabeart“ die Art der Eingabe festlegen können.
Das heißt, Sie können bestimmen, dass in dieses Feld z.B. E-Mail-Adressen eingegeben werden können.
Das Formular prüft dann vor dem Absenden automatisch, ob die Eingabe des Bewerbers in diesem Feld auch wirklich eine E-Mail-Adresse ist und fordert den Bewerber, wenn dem nicht so ist, auf, die Eingabe noch einmal zu überprüfen.

Das spart Ihnen viel Arbeit, da Sie sich mit weniger fehlerhaften Angaben herumschlagen müssen und es hilft auch dem Bewerber beim Ausfüllen, falls er sich vertippt haben sollte.

Dasselbe können Sie auch für Zahlen, Telefonnummern oder ein Datum einstellen.
Sie können die Eingabeart auch auf „Alles“ lassen, um alle Eingaben zu erlauben.

Minimale/Maximale Länge:

Die Anzahl an Zeichen die, die Eingabe mindestens haben muss, beziehungsweise höchstens haben darf.

Stellen Sie diesen Wert entweder mit dem Schieberegler ein, oder schreiben Sie eine ganze Zahl in das Feld. Wenn Sie keine Beschränkung haben möchten, lassen Sie das Feld einfach frei (Löschen Sie den Wert falls Sie schön etwas eingegeben haben).

Eingabehilfe:

Wenn die Eingabehilfe aktiviert ist, wird im Eingabefeld die Bezeichnung des Feldes angezeigt, bis der Bewerber das Feld ausfüllt.

Eingabebereich

Unterscheidet sich vom Eingabefeld dadurch, dass er größer ist und sich dadurch besser für längere Texte eignet. Bietet aber keine Möglichkeiten die Eingabe des Feldes abzuprüfen.

Eingabehilfe:

Wenn die Eingabehilfe aktiviert ist, wird im Eingabefeld die Bezeichnung des Feldes angezeigt bis der Bewerber das Feld ausfüllt.

Infobereich
Hier können Sie eigenen Text in Ihr Formular einfügen.
Zum Beispiel um den Bewerber auf etwas hinzuweisen oder etwas genauer zu erläutern.
PDF Upload
Dieser Baustein ermöglicht Ihnen PDF Dateien von Ihrem Computer hochzuladen und im Formular anzeigen zu lassen.
Sehr nützlich für die Datenschutzerklärung.
Checkbox
Ein Ankreuzfeld.
Mehrfach Checkbox
Ankreuzfeld mit mehreren Auswahlmöglichkeiten, bei dem mehrere Antworten möglich sind.
Sie können die Auswahlmöglichkeiten ändern, oder neue hinzufügen indem Sie auf „Baustein bearbeiten !Zahnrad!“ klicken.
Optionsfeld
Ankreuzfeld mit mehreren Auswahlmöglichkeiten, bei dem nur eine Antworten möglich ist.
Sie können die Auswahlmöglichkeiten ändern, oder neue hinzufügen indem Sie auf „Baustein bearbeiten !Zahnrad!“ klicken.
Dropdown
Liste verschiedener Auswahlmöglichkeiten, die nach unten aufgeklappt wird.
Man kann nur eine Antwort aus der Liste auswählen (wie bei Optionsfeld).
Sie können die Auswahlmöglichkeiten ändern oder neue hinzufügen indem Sie auf „Baustein bearbeiten !Zahnrad!“ klicken.
Tabelle

Ein Baustein, der der Strukturierung Ihres Formulars dient. In diese einzeilige Tabelle können mehrere Bausteine als Spalten hinzugefügt werden.
Der Bewerber kann eine neue Zeile hinzufügen und somit die Spalten mehrfach ausfüllen.
Die Bezeichnung der Bausteine steht dann nicht neben den Feldern zur Eingabe, sondern in der Kopfzeile der Tabelle.
Sie können neue Bausteine in die Tabelle einfügen, indem Sie bei der Tabelle auf „Baustein bearbeiten “ klicken, oder durch die Kopieren und Einfügen Funktion.

Einstellungen/Kopieren & Einfügen/Löschen

In der Kopfleiste eines Abschnitts und rechts neben Bausteinen befinden Sich mehrere Symbole:

Kopiert den Abschnitt/Baustein in die Zwischenablage, um ihn anschließend an einer beliebigen Stelle im Formular wieder einfügen zu können.


 Fügt das Element, das sich aktuell in der Zwischenablage befindet, ein. Elemente können nur bei Elementen des gleichen Typs eingefügt werden. Man kann also keinen Baustein bei einer „Abschnitt hinzufügen“ Schaltfläche einfügen.


Hier können Sie alle Einstellungen ändern, die Sie beim Erstellen des Abschnitts/Bausteins festgesetzt haben.
Die Einstellungen werden automatisch gespeichert, wenn Sie auf „Schließen“ drücken.


Damit dieses Symbol angezeigt wird, muss die Option „Inhaltsart“ auf „Klappbar“ gestellt sein.
Dieser Knopf klappt diesen Abschnitt ein. Der Abschnitt ist nur für Sie zur besseren Übersicht eingeklappt, wenn ein Bewerber das Formular ausfüllt ist der Abschnitt standardmäßig ausgeklappt.


Löscht den Abschnitt/Baustein! (Wirksam gemacht wird das Löschen erst durch einen Klick auf „Speichern“ rechts unten. Sie können also, falls Sie etwas aus Versehen gelöscht haben, versuchen, es wiederherzustellen indem Sie das Formular neu laden. Aber Achtung: Es werden dann alle nicht gespeicherten Aktionen, also auch das Erstellen eines anderen Abschnitts etc., verworfen. Und das Formular auf dem Stand des letzten Speicherns geladen.)

 

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FAQ:

Können Dropdown-Listen (z.B. Länder) automatisch sortiert werden.
 Dies ist aktuell nicht möglich.
Kann ich Bausteine/Elemente austauschen?
Den Typen eines Bausteins können Sie nicht ändern. Bitte erstellen Sie einen neuen Baustein mit dem gewünschten Typ.
Wie kann ich weitere Zeilen zu einer Tabelle hinzufügen?
Gar nicht. Weiter Zeilen können beim Ausfüllen des Formulars vom Antragsteller hinzugefügt werden, um die Spalten mehrfach auszufüllen. Sie müssen also nur die Erste Zeile erstellen und der Antragsteller kann diese dann beliebig oft ausfüllen.