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Erstellen einer Vorlage

Sie müssen eine Vorlage glücklicherweise nicht von Grund auf neu erstellen.
Grundgerüste, die alle benötigten Variablen für eine Vorlage enthalten, lassen sich vom System generieren und in einer Datei herunter laden.
Diese Datei enthält dann alle Variablen, die Sie benötigen, um die Daten aus einer Ausschreibung, und den Bewerbungen dazu, auszulesen.
Per Kopieren und Einfügen können Sie die Vorlage dann gestalten, wie Sie möchten, ohne die Variablen an sich verändern zu müssen.

Möglichkeit 1

In der Anwendung können Sie unter „Institut -> Vorlagen“ Grundgerüstvorlagen für bestimmte Ausschreibungen herunterladen.

Wählen Sie die Ausschreibung, zu der sie das Grundgerüst herunterladen wollen aus und klicken Sie auf „Vorlage herunterladen“.

Im sich nun öffnendem Fenster können Sie bestimmen, für welche Formulare die Variablen im Dokument erstellt werden sollen.
(Sollten Sie unsicher sein, welche Sie benötigen werden, wählen Sie alle aus, da Sie die Variablen später leicht löschen können.)

Wählen Sie das gewünschte Format aus und klicken Sie auf „Vorlage herunterladen“.

Möglichkeit 2

Bei der Verwaltung einer Ausschreibung können Sie bei der Übersichtsseite eines Formulars ebenfalls die Vorlage dazu herunterladen.
Klicken Sie dafür auf .
Die Vorlage wird nur Variablen für Elemente in diesem Formular und für Daten zur Ausschreibung (z.B. der Antrags Zeitraum der Ausschreibung) beinhalten.

Speichern Sie die Datei und vergeben Sie am besten einen Namen, mit dem Sie die Datei eindeutig identifizieren können. Wir empfehlen die Nutzung eines Datums als Präfix für den Dateinamen z.B. „2019-01-01 Annahmeschreiben.docx“, so können Sie eine Übersicht über die Dokumente behalten.

Wenn Sie die heruntergeladene Datei öffnen, sollten Sie eine Word- oder Excel-Datei ähnlich den Bildern bei Vorlagen sehen.

Verwalten der Vorlagen

 

 

Um eine Vorlage anwenden zu können, müssen Sie sie unter „Institut -> Vorlagen“ hochladen.

 

 

 


Sie gelangen dann auf diese Seite, auf der Sie ihre Vorlagen verwalten können.

Bearbeiten Sie die Vorlage zuvor und geben Sie ihr einen Namen, mit dem Sie sie eindeutig identifizieren können.

Klicken Sie, je nach Dateityp, bei Word oder Excel auf  , wählen Sie die Datei auf Ihrem PC aus und klicken Sie auf Öffnen.
Die Datei sollte nun in der entsprechenden Tabelle angezeigt werden.
Um das Hochladen abzuschließen, müssen Sie auf  klicken, ansonsten wird die Datei nicht gespeichert.


Durch einen Klick auf den Knopf mit dem Roten Kreuz können Sie eine hochgeladene Datei löschen.
Das Löschen muss mit einem Klick auf   bestätigt werden.
Haben Sie das noch nicht gemacht, können Sie die Seite einfach neu laden, um das Löschen rückgängig zu machen.


Mit dem blauen Download-Knopf, laden Sie die Datei auf Ihren Rechner herunter.


Das Beschreibungsfeld können Sie bearbeiten, indem Sie einen Doppelklick auf die entsprechende Zelle in der Tabelle machen.
Das Setzen oder Ändern einer Beschreibung muss mit einem Klick auf bestätigt werden.


Haben Sie eine oder mehrere Vorlagen hochgeladen, können Sie diese auf eine Ausschreibung anwenden und die Dokumente mit den Daten zur Ausschreibung erstellen lassen.

Vorlage als Standard setzten

Sie können Vorlagen als Standard für bestimmte Formulare einer Ausschreibung setzen.
Diese werden verwendet, damit der Antragsteller sein ausgefülltes Formular, nach Eingang der Bewerbung, als Word oder Excel Datei herunterladen kann.

Es kann jeweils ein Standard für Word und Excel gesetzt werden.

Wird keine Vorlage als Standard gesetzt, wird für das Herunterladen das Vorlagen-Grundgerüst des Formulars verwendet.

Dieses Grundgerüst erhalten Sie indem Sie auf  klicken.
Wählen Sie im nebenstehenden Dropdown aus, welcher Vorlagen-Typ heruntergeladen werden soll. (Word oder Excel)

Verwenden Sie die Platzhalter des Grundgerüsts um ihre persönliche Vorlage zu erstellen.
Halten Sie sich an die Tipps zur Erstellung von Vorlagen! (Word, Excel Folgt)

Überlegen Sie sich, welche Daten Sie preisgeben wollen und welche für den Bewerber relevant sind.


Durch einen Klick auf  wird diese Vorlage als Standard gesetzt. Falls bereits eine Vorlage des gleichen Typs als Standard gesetzt ist, wird sie entfernt, da es nur eine Standard-Vorlage pro Typ geben kann.


   Dieses Zeichen signalisiert, dass die Vorlage aktuell als Standard gesetzt ist. Durch einen Klick darauf wird die Vorlage nicht mehr als Standard verwendet.


  Hier können neue Vorlagen hochgeladen werden. Diese erscheinen dann bei den hochgeladenen Vorlagen und werden direkt als Standard gesetzt.

Wählen Sie im obigen Dropdown aus, welcher Vorlagen-Typ hochgeladen wird. (Word oder Excel)


Alle diese Aktionen müssen mit  bestätigt werden, um wirksam zu sein.

„Löschen“ löscht die Vorlage aus dem System! Um die Vorlage wieder verwenden zu können, müssen Sie Sie erneut hochladen.

Dateien aus Vorlage erstellen (Anwenden auf eine Ausschreibung)

Um die Daten zu einer Ausschreibung herunterzuladen begeben Sie sich auf die Verwaltungsseite der Ausschreibung und Klicken Sie auf  .
Sie müssen nun eine Vorlage aus Ihren hochgeladenen Vorlagen auswählen und auf „Download-Template anwenden“ klicken.

Nun werden die Daten zur Ausschreibung aus dem System ausgelesen und in eine Datei geschrieben.
Diese Datei wird dann auf Ihren PC heruntergeladen.
Wie eine so erzeugte Datei aussehen kann, ist hier veranschaulicht.

Error

Wenn Sie eine Vorlage auf eine Ausschreibung angewandt haben und kein Download gestartet wurde, sondern Sie auf eine Seite mit dem Titel „Error“ weitergeleitet wurden, stimmt vermutlich etwas mit der von Ihnen hochgeladen Datei nicht.

Haben Sie für die Ausschreibung die richtige Vorlage ausgewählt?

Wählen Sie die richtige aus und versuchen es erneut.

Haben Sie die Datei bearbeitet?

Wenn ja, kann es sein, dass die Platzhalter nicht korrekt gelesen werden können.

Word

Überprüfen Sie ob jeder Platzhalter der ausgelesen wird, eine Überprüfung hat und ob der Wert existiert. mehr dazu…

Überprüfen Sie, ob jedes „If“ und „For each“ Element einen „#end“ tag besitzt. mehr dazu…

Haben Sie die Felder der Platzhalter geändert?

Wenn ja, haben Sie dort vielleicht einen Fehler gemacht. Überprüfen Sie die Änderungen.
Versuchen Sie die Änderungen rückgängig zu machen.
(Falls Sie nicht mehr wissen, was zu Beginn im Feld der Variable stand, können Sie das Grundgerüst der Vorlage erneut herunterladen und dort nachsehen.)

Excel

Haben Sie die Platzhalter geändert?

Wenn ja, haben Sie dort vielleicht einen Fehler gemacht. Überprüfen Sie die Änderungen.
Versuchen Sie die Änderungen Rückgängig zu machen.
(Falls Sie nicht mehr wissen was zu Beginn in der Variable stand, können Sie das Grundgerüst der Vorlage erneut herunterladen und dort nachsehen.)

Haben Sie vielleicht aus Versehen ein paar Zeichen einer Variable gelöscht oder beim Kopieren und Einfügen Zeichen vergessen?
Das kann zu Problemen führen.

Fehlerhaften Bereich eingrenzen

Versuchen Sie jene Teile des Dokuments, welche fehlerhaft sein könnten zu löschen und probieren Sie dann erneut das Herunterladen. So kann eingegrenzt werden, wo sich der Fehler vermutlich befindet.

Speichern Sie das Dokument bei dem Teile gelöscht wurde unter einem anderen Namen, damit das alte Dokument erhalten bleibt.

Berücksichtigen Sie die bei „Details Word-Vorlagen“ beschriebenen Regeln zur Struktur des Dokuments!

Bei Excel Vorlagen können Sie auch versuchen, einzelne Tabellenblätter zu entfernen um den fehlerhaften Bereich einzugrenzen.

Halten Sie sich auch hier an die bei „Details Excel-Vorlagen“ beschriebenen Regeln zur Struktur des Dokuments!

Haben Sie alle Schritte befolgt und das Herunterladen funktioniert immer noch nicht?

Verwenden Sie das unveränderte Grundgerüst zu dieser Ausschreibung, und versuchen damit die Daten herunter zu laden. (Informationen dazu finden Sie weiter Oben)

Gelingt das Herunterladen nun, ist etwas mit der von Ihnen veränderten Datei nicht in Ordnung.
Überprüfen Sie nochmal genau die oben beschriebenen Schritte oder bearbeiten Sie das Grundgerüst erneut unter Berücksichtigung der Regeln.

Schlägt das Herunterladen mit unbearbeiteten Grundgerüst immer noch fehl, liegt der Fehler nicht bei Ihnen. Melden Sie sich bitte unter dem unten angegebenen Kontaktdaten bei uns und wir versuchen Ihnen weiter zu helfen.

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