Details Word-Vorlagen

zurück zu Vorlagen

Excel-Vorlagen

weiter zu Verwalten & Anwenden

Platzhalter können Sie in einer Word Vorlage durch diese „«“ „»“ Zeichen erkennen.

Sie können diese Platzhalter einfach kopieren und an einer anderen Stelle oder einem anderen Dokument einfügen.

Es reicht nicht aus, die Platzhalter einfach abzutippen, da es sich bei ihnen um sogenannte Mergefields handelt, deren Funktionalität nur durch kopieren erhalten bleibt.
Wenn Sie die Platzhalter kopieren wollen, wählen Sie auch die Überprüfung, ob der Wert vorhanden ist mit aus.

Mergefields werden verwendet, damit der Text lesbarer und besser strukturierbar ist.

Mergefields

So sehen die eigentlichen Platzhalter, welche die Anwendung benötigt, aus.

Das bearbeiten dieser Felder wird nicht empfohlen!

Um diese Felder zu bearbeiten: „Klicken Sie auf den Platzhalter um ihn auszuwählen -> Rechtsklick um Dropdown zu öffnen -> Feld bearbeiten“
oder „ALT + F9“ um alle Mergefields anzeigen zu lassen.
Die Platzhalter werden mithilfe von Apache Velocity ersetzt.
Informationen zur Syntax finden Sie unter http://velocity.apache.org/engine/1.7/user-guide.html.

Die verschiedenen Platzhalter:

<<If … exists>> :

  • prüft ab ob der Wert ‚…‘ im System vorhanden ist.
  • hat immer einen zugehörigen <<#end>> Platzhalter.
  • Wenn der Wert ‚…‘ vorhanden ist, wird alles zwischen diesem und dem zugehörigen <<#end>> Platzhalter in das Dokument geschrieben.
  • Wird gemeinsam mit <<Value of …>> Platzhaltern verwendet, da diese sonst Fehler verursachen können.

<<Value of …>> :

  • Liest den Wert von ‚…‘ aus dem System und schreibt ihn in die Datei.
  • Sollte immer innerhalb eines <<If … exists>> Platzhalters verwendet werden, da das auslesen von nicht existierenden Werten zu Fehlern führt.

<<For each …>> :

  • Wiederholt sich für jedes (engl. for each) ‚…‘ das zu dieser Ausschreibung im System vorhanden ist.
  • hat immer einen zugehörigen <<#end>> Platzhalter.
  • Schreibt alles zwischen diesem und dem zugehörigen <<#end>> Platzhalter für jedes ‚…‘, das vorhanden ist, einmal in die Datei.
  • Meist sind ‚…‘ alle Bewerbungen die zu dieser Ausschreibung eingegangen sind.
  • Die Werte die dann innerhalb des <<For each …>> Platzhalters ausgelesen werden, beziehen sich meist auf eine einzelne Bewerbung. (z.B. die E-Mail des Bewerbers)

<<#end>> :

  • Gehört immer zu einem <<If … exists>> oder <<For each …>> Platzhalter.
  • Signalisiert was alles „innerhalb“ des zugehörigen Platzhalters ist.
  • Die Zugehörigkeit der end-Markierungen verhält sich wie bei der Klammerung in der Mathematik, wobei „If“ und „For each“ öffnende und ein „#end“ eine schließende Klammer darstellen. Ein „#end“ gehört also zum nächsten noch nicht ‚geschlossenem‘ „If“ oder „For each“. { [ ] [ ( ) ] }
  • Siehe Bild bei „Foreach und end“ zur weiteren Erläuterung der Zugehörigkeit.

„If“ und „Value of“:

 

Der äußere Teil überprüft, ob dieser Wert überhaupt im System vorhanden ist. Das ist wichtig, da der Zugriff auf einen leeren Wert zu Fehlern führt.
Wenn der Wert vorhanden ist, wird der innere Teil ausgeführt. Dieser schreibt dann den im System vorhanden Wert in die Datei.

Sie können den Text zur Strukturierung auch zwischen dem „If“-Platzhalter und seinem zugehörigen „#end“-Platzhalter platzieren.
Dann wird „startDate:“ oder womit Sie den Platzhalter betiteln wollen nur dann angezeigt, wenn der Wert auch im System vorhanden ist.
«If startDate exists» startDate: «Value of startDate»«#end»

„Foreach“ und „end“:

Ähnlich zu den „If“-Variablen besitzt auch eine „For each“-Variable immer ein „#end“-Tag.
Dieser dient dazu, den Bereich zu begrenzen, der ausgeführt wird, wenn der Wert vorhanden ist oder welcher Bereich sich bei der „For each“-Schleife wiederholen soll.

In diesem Bild ist zu jedem „If“ und „For each“ der zugehörige „end“ Platzhalter markiert.

 

„For each“ zu Deutsch „für jedes“ behandelt alle Bewerbungen (=application) die zu der Ausschreibung, auf die die Vorlage angewendet wird, eingegangen sind.

Platzhalter die zwischen dem Anfang (also dem „«For each application»“) und dem zugehörigen „#end“-Platzhalter stehen beziehen sich auf einzelne Bewerbungen. (Wie z.B. die E-Mail des Bewerbers)
Diese Platzhalter werden also später, wenn das Dokument mit den eigentlichen Daten erstellt wurde, mehrmals aufgeführt werden und zwar gleich der Anzahl der Bewerbungen, die eingegangen sind.

Weiter unten sehen Sie, wie sich die „For each“ Schleife für die beiden eingegangenen Bewerbungen wiederholt und die Daten dazu ausliest.

Entstandene Datei:

Aus der hier gezeigten Word Vorlage entsteht z.B. diese Datei.

Der Name des Eingabefelds ist „Eingabefeld“. Hat es einen anderen Namen, wird dieser angezeigt.
Das gleiche gilt für die Checkbox.

Es sind zwei Bewerbungen eingegangen.
Eine Bewerbung ist von „test.tester@gmail.com“, dieser hat „Der Text der in das Eingabefeld eingegeben wurde.“ in das Eingabefeld eingetragen und bei der Checkbox einen Haken gesetzt.

Die andere Bewerbung ist von „tester123123@gmail.com“ erstellt worden.
Er füllte das Eingabefeld mit „Ich habe hier einen anderen Text eingegeben.“ aus und hat die Checkbox freigelassen.

Beste Vorgehensweise zur Erstellung von Vorlagen

Falls schon Kettenbriefe oder sonstige Dokumente/Tabellen vorhanden sind, bei denen Sie sonst die Daten der Bewerber per Hand eintippen müssten:

  1. Lassen Sie sich das Grundgerüst einer Vorlage (mit allen benötigten Platzhaltern) wie hier erklärt erzeugen.
  2. Öffnen Sie das schon vorhandene Dokument und die erzeugte Vorlage.
  3. Suchen Sie in der erzeugten Vorlage passende Platzhalter für die im vorhandenem Dokument enthalten Lücken und kopieren Sie diese dann per „Kopieren und Einfügen“ in Ihr vorhandenes Dokument.
    (Beachten Sie die ganz oben beschriebenen Hinweise zum Kopieren und Einfügen der Platzhalter)
  4. Wenn Sie alle Platzhalter in das vorhandene Dokument kopiert haben oder einfach speichern wollen, speichern Sie die Datei mittels „Speichern unter“ und wählen Sie einen neuen Namen, damit das alte Dokument auch ohne Platzhalter vorhanden bleibt.

Falls noch keine Kettenbriefe oder sonstige Dokumente/Tabellen, sollten Sie erst das Dokument erstellen und strukturieren, und im Nachhinein erst die Platzhalter einfügen. Dabei kann vorgegangen werden wie im obigen Fall beschrieben. Der Grund dafür ist, dass die Platzhalter um einiges länger sind als der Text durch den Sie ersetzt werden und so die Struktur des Dokuments für Sie verzerrt werden kann.

zurück zu Vorlagen

Excel-Vorlagen

weiter zu Verwalten & Anwenden