weiter zu Verwalten & Anwenden
Einleitung:
Sie können mit Hilfe von Word Vorlagen die im System vorhanden Daten der einzelnen Bewerbungen in ein Word Dokument laden.
Hierbei kann auf Daten vom Benutzerkonto der Antragsteller (z.B. E-Mail-Adresse, Name, Geschlecht), allgemeine Informationen ihrer Ausschreibung (z.B. den Zeitraum wann die Ausschreibung gültig ist) und am wichtigsten alle Angaben die in Formularen eingetragen werden zugegriffen werden.
Damit können beispielsweise Absage Schreiben oder ähnliches per Knopfdruck in StipSys erstellt werden.
Hier wird Schritt für Schritt erklärt wie Sie die Word Vorlagen Funktion von StipSys verwenden können.
Schritt 1 „Dokument Kopieren“:
Suchen Sie ein Word Dokument das Sie vorher per Hand mit Daten von Antragsteller füllen mussten und nun von StipSys automatisch generiert werden soll.
Machen Sie eine Kopie der Datei und speichern Sie diese unter den Namen „Dokument Name“-Vorlage.docx.
Mit dieser Kopie werden wir nun arbeiten und die in StipSys vorhanden Daten an der Richtigen Stelle im Dokument einfügen.
Schritt 2 „Platzhalter generieren“:
Damit die Daten von StipSys in das Dokument geschrieben werden können werden sogenannte Platzhalter verwendet.
Diese Platzhalter werden von StipSys in einer Datei erzeugt und müssen von Ihnen nur noch an der richtigen Stelle im Dokument eingefügt werden.
Die Platzhalter erkennen Sie daran dass Sie immer mit „«“ beginnen und mit „»“ enden.
Um die Datei mit den Platzhaltern zu erhalten gehen Sie auf „Institution“ -> „Vorlagen“.
Wählen Sie dann ganz unten auf der Seite bei „Herunterladen“ die Ausschreibung aus welche die Daten enthält die ins Dokument geladen werden sollen und klicken Sie dann auf Vorlage herunterladen. Wählen Sie bei der Vorlagenart „Word“ aus und klicken Sie auf „Vorlage herunterladen“.
Nun wird eine Word Datei heruntergeladen.
Unter „Erweiterte Einstellungen“ können Sie die generierte Datei anpassen, in der Regel müssen Sie daran nichts verändern.
Es kann konfiguriert werden welche Platzhalter im Dokument enthalten sind, wenn Sie Platzhalter vermissen setzten Sie die entsprechenden Haken oder falls ihnen das Dokument zu unübersichtlich ist können Sie Formulare die Sie nicht brauchen ausschließen um ein kleineres Dokuments zu erhalten.
Wichtig: Sollten ihre Felder recht Lange Namen haben und wenn Sie Probleme haben die Platzhalter dem entsprechendem Feld zuzuordnen hilft es die „maximale Platzhalterfeldlänge“ zu erhöhen.
Schritt 3 „Im Platzhalter-Dokument zurechtfinden“:
Die heruntergeladene Datei können Sie ganz normal mit Word öffnen. Die Datei wird ungefähr so aussehen:
Im Dokument befinden sich 3 verschiedene Typen von Platzhaltern:
<<WIEDERHOLE_BEWERBUNGEN>> … <<ENDE>>
Dieser Platzhalter wird vom System benötigt um auf die einzelnen Anträge zugreifen zu können.
Sie müssen immer das ganze Dokument umschließen. Das heißt jeglicher Text und jeder Platzhalter muss sich zwischen „Wiederhole“ und „Ende“ befinden. Dazu später mehr.
<<WENN_…>> … <<ENDE>>
Dieser Platzhalter überprüft ob das gewünschte Formular auch im System vorhanden ist.
Ist das nicht der Fall und ein Wert davon wird abgefragt kann das zu Fehlern führen.
Dieser Platzhalter sollte bei Werten aus optionalen Formularen wie „Bericht“ oder „Gutachten“ benutzt werden.
<<Vorname>>
Diese Platzhalter werden später durch die im System gespeicherten Werte ersetzt und müssen an der richtigen Stelle in ihrer Vorlage eingefügt werden.
In ihrem Dokument sind alle Felder die Sie in einem Formular in StipSys erstellt haben in Form eines Platzhalter vorhanden.
Das Dokument ist nach Formularen gegliedert, Felder aus dem Antragsformular finden Sie unter „Antagsstellung“ und so weiter.
Wichtig:
Bei den Platzhaltern wird die Word Funktion „Mergefields“ verwendet, damit die Platzhalter leichter zu handhaben sind. Das Mergefield kann einfach kopiert werden, wichtig ist dabei nur dass es vollständig makiert wird.
(Also von „<<“ bis „>>“)
Schritt 4 „Den Wiederhole Platzhalter einfügen“:
Markieren Sie im Platzhalter Dokument den ersten Teil des Wiederhole Platzhalters (<<WIEDERHOLE_BEWERBUNGEN>>) kopieren Sie ihn und fügen Sie ihn ganz am Anfang ihres Dokuments ein.
Wichtig: Der Platzhalter darf nicht in der Kopfzeile sein!
Dann muss der zweite Teile (<<ENDE>>) am Ende der Seite eingefügt werden. Bei Dokumenten die über mehrere Seiten gehen muss der Platzhalter auf der letzten angefangen Seite in der letzten Zeile von dieser platziert werden. Das ist wichtig damit die später vom System erstellte Datei die richtige Struktur hat.
Wichtig: Der Platzhalter darf nicht in der Fußzeile sein!
Falls sich beim späteren einfügen von weiteren Platzhaltern etwas verschiebt, stellen Sie bevor Sie die Vorlage hochladen sicher dass die beiden Wiederhole Platzhalter am richtigen Platz sind.
Schritt 5 „Restliche Platzhalter einfügen“:
Nun müssen die Platzhalter eingefügt werden welche dann die im System vorhanden Daten ins Dokument laden.
Kopieren Sie einfach den Platzhalter aus der heruntergeladenen Datei an die richtige Stelle in ihrer Vorlage. Also an die Stelle in der im fertigen Dokument dann Beispielsweise der Name des Bewerbers stehen soll.
Schritt 6 „Testen und Herunterladen“:
Anschließend muss die Vorlage im System hochgeladen werden.
Klicken Sie dafür auf „Institution“ -> „Vorlagen“, dann bei der Tabelle für die Word-Vorlagen auf „Hochladen“ und wählen Sie nun ihre Vorlage aus.
Wichtig: Bestätigen Sie das Hochladen indem Sie auf „Einreichen“ klicken, andernfalls werden Änderungen nicht übernommen.
Benutzen Sie das „Beschreibung“ Feld um eine besser Übersicht über ihre Vorlagen zu Behalten. Das Feld kann bearbeitet werden indem Sie einfach auf die entsprechende Zelle klicken.
Sonderfälle und was zu beachten ist:
Wenn Dokumente mithilfe von Tabellen formatiert werden kann das zu Problemen führen.
Wichtig ist das die Tabelle bei Tabelleneigenschaften auf „Textumbruch: Ohne“ gestellt wird.
Ansonsten wird die Tabelle nicht mit wiederholt und das Dokument verliert seine Struktur.
Wenn Sie Probleme haben ihr Dokument zu strukturieren kann es helfen die Formatierungssymbole von Word anzeigen zu lassen.
Entweder mit „Strg + *“ oder durch klick auf dieses Symbol „¶“.