Excel Beispiel

Erstellen von Excel Vorlagen Anhand eines Beispiels

Hier wird anhand eines Beispiels kurz die Erstellung einer Excel Vorlage gezeigt.
Schnellzugriff:
Kopieren und Einfügen     Notizen    Entstehende Datei und Schleifen Beispiele

 

Auf der linken Seite ist unsere Excel-Tabelle, die befüllt werden muss.
Rechts befindet sich das vom System generierte Grundgerüst einer Vorlage.
Aus diesem entnehmen wir die Platzhalter für unsere Tabelle.


Wir ermitteln, welche Werte wir in unserer Tabelle brauchen. (Hier Vorname, Nachname, E-Mail)
Dann prüfen wir, ob ein Platzhalter für diesen Wert im Grundgerüst vorhanden ist.
Wenn wir einen benötigten Platzhalter finden, kopieren wir ihn.


Dann fügen wir ihn an der passenden Stelle im Dokument ein.
Gehen Sie dabei so vor, als würden die erste Zeile der Tabelle befüllen.
In diesem Beispiel schreiben wir alle Platzhalter in eine Zeile.
Diese Zeile wird dann für alle Bewerber wiederholt und untereinander mit den entsprechenden Werten aufgeführt. (Dazu weiter unten mehr.)
Das kopieren und einfügen wiederholen wir mit allen benötigten Platzhaltern.


 

Wenn wir alle Platzhalter übertragen haben müssen wir noch die Notizen übernehmen, damit das System die Platzhalter auslesen kann.
Die erste Notiz bestimmt den Bereich des Dokuments, der vom System betrachtet wird.
(d.h. Platzhalter werden nur in diesem Bereich erkannt. Mehr dazu bei Details Excel-Vorlagen.)
Wir fügen also in unserer Datei an die Zelle A1 eine Notiz an und kopieren den Inhalt der Notiz aus dem Grundgerüst.
Dann passen wir den betrachteten Bereich an, indem wir die „lastCell“ auf C3 setzten.
Alle Platzhalter befinden sich im rechteckigen Bereich den A1 und C3 bilden. (Mehr dazu bei Details Excel-Vorlagen.)


Da wir die Daten aller Bewerber in das Dokument laden möchten, müssen wir eine Schleife in die Datei einbauen.
Durch sie wird unsere Zeile, die wir mit Platzhaltern gefüllt haben, dann auf alle Bewerber angewandt und untereinander ins Dokument geschrieben.
Dazu müssen wir den Bereich der Schleife aber richtig bestimmen.
Wir fügen die Notiz an die Zelle A3, also den Beginn der Zeile mit den Platzhaltern an.
Dann kopieren wir wie zuvor den Inhalt der Notiz des Grundgerüsts.
„items“ und „var“ brauchen wir nicht verändern. Über „lastCell“ müssen wir aber den Bereich der Schleife bestimmen.
Wir wollen dass nur unsere Zeile wiederholt wird, also setzten wir „lastCell“ auf C3.
Der wiederholte Bereiche erstreckt sich also von A3 bis C3. Damit haben wir die Bereich richtig angegeben!
Wir haben unsere Vorlage nun fertig erstellt, können sie abspeichern, im System hochladen und verwenden.



So sieht eine aus unserer Vorlage entstandene Datei aus wenn Sie auf eine Ausschreibung angewendet wird.


Der Bereich, der bei der Schleife angegeben wird, spielt eine wichtige Rolle für das Aussehen des  entstehenden Dokuments.
Hätten wir die Notiz z.B. nicht bei A3 sondern bei A2 angefügt und „lastCell“ bei C3 gelassen, würde die Datei so aussehen.
Da die Bezeichnungen sich jetzt im Bereich der Schleife befinden, werden Sie beim Auswerten mit aufgeführt.


Wenn sich der Bereich der Schleife von A3 bis C4 erstreckt, kommt folgendes Dokument zustande.
Da die leere 4. Zeile noch im Bereich ist, wird Sie auch mit aufgeführt.
Hier ist noch Folgendes hinzuzufügen: Wenn die „lastCell“ der Schleife auf C4 gesetzt wird, muss auch die „lastCell“ des betrachteten Bereichs auf mindestens C4 gesetzt werden.
Denn die Schleife darf nicht außerhalb des Betrachteten Bereichs sein!